Nel panorama degli eventi, sempre più complesso e interconnesso, la gestione efficace dei processi interni rappresenta una delle sfide principali per le agenzie. Dalla progettazione alla delivery, passando per amministrazione e controllo di gestione, i flussi di lavoro richiedono strumenti capaci di dialogare tra loro in modo fluido, superando logiche frammentate che spesso rallentano operatività e crescita.
È proprio da questa esigenza concreta che nasce IEAP, una piattaforma software pensata per integrare in un unico ecosistema tutte le funzioni chiave di un’agenzia eventi. Non un semplice gestionale, ma un vero e proprio ERP verticale, progettato per rispondere alle specificità del settore e accompagnare le agenzie in un percorso di digitalizzazione strutturato e sostenibile nel tempo.
Per approfondire visione, sviluppo e impatto della piattaforma, abbiamo intervistato Mario Colabianchi, che ci ha guidato alla scoperta di IEAP: dalle origini del progetto fino alle evoluzioni più recenti, passando per le sfide affrontate e i risultati ottenuti sul campo.
1 – Da quale esigenza concreta è nata l’idea di IEAP?
Lavoriamo da quasi 40 per risolvere le esigenze di processo gestionale con il software nel mondo della Comunicazione. Circa 15 anni fa abbiamo rilevato che il mercato della Event Industry era carente di soluzioni gestionali di tipo ERP che integrassero l’agenzia nel suo complesso di filiera operativa: Event Manager/PM, amministrazione e management.
In pratica, i reparti dell’agenzia eventi lavoravano (ancora oggi e nella stragrande maggioranza dei casi) a silos, ognuno con i propri strumenti: Event Manager/PM e, in generale, le figure di front office utilizzano i classici fogli Excel; l’amministrazione si affida a soluzioni isolate di fatturazione e, nella migliore delle ipotesi, di contabilità; infine, il management tenta di fare controllo di gestione districandosi tra revisioni di fogli Excel, più o meno affidabili, e report contabili difficilmente riconciliabili con i dati commerciali. Questa esigenza non era, e non è tutt’oggi, gestibile con un software gestionale generalista perché, soprattutto lato Event Manager/PM, esistono peculiarità che ne rendono difficile l’utilizzo.
L’esigenza concreta che avevamo rilevato, e che ancora oggi troviamo attuale, è quella di rendere disponibile una piattaforma software che consenta una reale integrazione dei dati tra reparti, senza doppia imputazione, e che permetta al management un controllo generale della situazione, facilitato e soprattutto tempestivo.
2 – Quali sono state le difficoltà più grandi nel trasformarla da idea a progetto?
Non abbiamo avuto difficoltà di natura tecnica, in quanto, grazie a un’esperienza consolidata e ultra decennale nello sviluppo di piattaforme software gestionali, siamo partiti con idee molto chiare su come approcciare la realizzazione di una piattaforma progettata per evolvere nel tempo e rispondere alla molteplicità di casi e operatività tipiche di un’agenzia eventi.
Anche per quanto riguarda gli aspetti di processo su cui declinare le funzionalità della piattaforma, abbiamo potuto contare su una fase di discovery svolta con persone molto senior, che conoscevano a fondo le problematiche della Event Industry e che, in alcuni casi, avevano già vissuto tentativi di digitalizzazione con software generalisti. Questo ci ha permesso di prevenire soluzioni non adeguate. L’unica difficoltà, che però nel lungo periodo si è rivelata un vantaggio, è stata quella di partire da un “foglio bianco”. A differenza di quanto avviene spesso nello sviluppo software, non abbiamo riutilizzato prodotti o componenti esistenti, ma abbiamo progettato tutto con un approccio moderno e coerente con le tecnologie più recenti, senza trascinarci dietro le “scorie” di soluzioni tecniche obsolete.
3 – Chi sono stati i primi a testarla?
Tendenzialmente non amo il termine “testarla”, perché può dare l’impressione che si scarichi su altri la responsabilità di rendere un prodotto perfettamente funzionante, che invece spetta a chi lo sviluppa. Tuttavia, comprendo l’accezione positiva del termine.
Abbiamo avuto un panel iniziale di una manciata di agenzie che ci hanno dato fiducia. Il fatto che avessero dimensioni diverse, sia in termini di fatturato sia di numero di utenti, ci ha permesso di sviluppare fin da subito un prodotto capace di soddisfare esigenze differenti: da realtà strutturate, con molti utenti e ricavi importanti, fino a piccole agenzie, senza che le prime soffrissero carenze funzionali e le seconde incontrassero difficoltà di adattamento. La piattaforma, infatti, si è dimostrata semplice da utilizzare.
4 – Che tipo di feedback avete ricevuto dalle prime agenzie che l’hanno usata?
Il feedback è stato positivo. Continuiamo infatti a collaborare con tutte loro da quasi 15 anni, essendo state le prime ad adottare la piattaforma. Una delle soddisfazioni maggiori è stata vedere come, progressivamente, l’idea alla base del progetto, l’integrazione efficace ed efficiente dei reparti, abbia preso forma concreta.
A questo si aggiunge il fatto che gli utilizzatori iniziali sono diventati veri e propri sponsor attraverso il passaparola, permettendoci di espandere la diffusione e diventare progressivamente una piattaforma di riferimento nella Event Industry. Quando ci sentiamo dire “non sappiamo come facevamo prima di utilizzare IEAP”, abbiamo la conferma di aver raggiunto uno dei nostri obiettivi principali.
5 – In quali reparti o figure di un’agenzia, IEAP fa la differenza più evidente?
Il reparto di front office, quindi figure come Event Manager/PM, è quello inizialmente più coinvolto dal cambiamento. È importante riconoscere che questo passaggio richiede anche un impegno culturale: si passa da una gestione basata su fogli Excel, quindi svincolata da una logica di filiera integrata, a un modello in cui il lavoro dell’Event Manager/PM diventa parte integrante dei processi amministrativi e di controllo di gestione.
Per questo motivo, nei progetti di adozione di IEAP, diamo grande importanza alla formazione iniziale, con sessioni one-to-one per ogni persona. Analizziamo insieme casi reali e affianchiamo gli utenti nel primo periodo di utilizzo, garantendo supporto continuo e tempestivo.
In pratica, gli utenti non vengono mai lasciati soli.
6 – Quali aziende/agenzie oggi usano IEAP con successo?
Nei quindici anni di vita di IEAP abbiamo digitalizzato oltre 50 agenzie con una forte accelerazione negli ultimi tre anni, grazie anche a una serie di campagne marketing che ci hanno consentito di far conoscere al grande pubblico il nostro prodotto e sviluppare quindi una dinamica di diffusione che non sia solo basata sul passaparola, ma anche attrarre agenzie che ci hanno conosciuto attraverso la comunicazione.
Per quanto riguarda i nomi, preferisco lasciare un po’ di curiosità e invitarvi a visitare il sito www.ieap.it, dove è possibile trovare un panel di agenzie partner e diverse case history.
7 – C’è un caso che vi ha confermato davvero che la strada era giusta?
Questa domanda mi ha portato a riflettere sull’intero percorso. La consapevolezza che ho maturato è che ogni singola agenzia, con le proprie peculiarità, ha contribuito a confermare che la strada era quella giusta. Inoltre, in tutti questi anni, non abbiamo praticamente perso nessuna delle agenzie con cui abbiamo iniziato questo percorso. Anche questo è un segnale molto forte.
8 – In cosa si distingue da strumenti generalisti come Excel o altri software gestionali?
Bella domanda! Questo è un tema per il quale potrei scrivere a lungo, ma vi risparmio il piacere e, anche in questo caso, vi invito a visitare il sito di IEAP, dove troverete un blog dove sviluppiamo il tema da vari punti di vista oppure a visitare la nostra pagina Linkedin: https://www.linkedin.com/showcase/ieap-erp/ e Instagram: https://www.instagram.com/ieap_software/
Rispetto a Excel, IEAP supera molte criticità: incertezza sulla versione del budget, errori di formule, rischio di perdita di fatturato o sottostima dei costi, modifiche involontarie, difficoltà nel lavoro simultaneo e, soprattutto, impossibilità di condividere dati aggiornati in tempo reale tra reparti.
Per quanto riguarda i software gestionali generalisti, la nostra esperienza dimostra che, soprattutto per il front office, risultano poco adatti: gestire un budget in modo efficace e avere una visione immediata della marginalità sono aspetti fondamentali che spesso mancano, portando rapidamente all’abbandono di queste soluzioni.
9 – Come si sta evolvendo la piattaforma oggi?
Questa è un’altra domanda che mi consente di evidenziare e dare enfasi a un altro degli aspetti che in questi anni di sviluppo e crescita di IEAP abbiamo perseguito con costanza e determinazione. L’evoluzione è sempre stata al centro della nostra strategia. Un software può essere davvero di riferimento solo se evolve in modo continuo, per rispondere ai cambiamenti dei processi e agli aggiornamenti normativi.
Abbiamo quindi un piano di sviluppo che prevede, mediamente, aggiornamenti ogni due mesi, con nuove funzionalità basate sia sull’osservazione dell’operatività quotidiana delle agenzie sia sui feedback degli utenti.
10 – Se un’agenzia volesse provarla, quale sarebbe l’iter?
Faccio una breve premessa.
Il nostro approccio è orientato alla collaborazione di lungo periodo. Non ci interessa una relazione “mordi e fuggi”, ma costruire un percorso solido e soddisfacente per il cliente. Dopo un primo contatto, organizziamo un incontro (oggi quasi sempre in videocall) in cui ascoltiamo le esigenze e mostriamo una demo live e interattiva della piattaforma. In questa fase raccogliamo anche informazioni di base per formulare una proposta preliminare. Se le premesse confermano l’interesse da parte del potenziale cliente, organizziamo una seconda presentazione sempre live e interattiva in cui approfondiamo gli aspetti del processo e le relative funzionalità che ne consentono la copertura e illustriamo la proposta tecnico economica.
Successivamente, proponiamo alcune giornate senza impegno economico in cui sviluppiamo insieme case reali del cliente, così da mostrare concretamente l’intero flusso operativo in IEAP con tutto l’iter dall’inizio alla fine compresa la riconciliazione dei ricavi e dei costi con il reparto amministrativo. In questo modo conosciamo con maggiore dettaglio le sue peculiarità ed esigenze.
Quindi, di solito, anche grazie alla nostra esperienza consolidata in tanti anni che ci consente di conoscere bene le dinamiche operative del settore e quindi di stabilire già dall’inizio una comunicazione efficiente e allineata, non c’è necessità di fare decine di riunioni per trasferirci i requisiti. In condizioni standard, in assenza di specifiche che richiedano particolari gestioni, tra le quattro e le sei settimane la piattaforma è già operativa e pronta, e si può procedere alla formazione degli utenti e contestualmente iniziarne immediatamente l’utilizzo.
A quel punto, il cliente ha tutti gli elementi per prendere una decisione consapevole.
Dall’intervista di Mario, quello che emerge è che IEAP non si limita a digitalizzare singole attività, ma connette persone, dati e processi, rendendo più fluida la collaborazione tra reparti e offrendo al management una visione sempre aggiornata e affidabile dell’andamento aziendale.
In un settore in cui la velocità decisionale e il controllo della marginalità sono elementi chiave, dotarsi di uno strumento verticale come IEAP può fare la differenza tra una gestione reattiva e una realmente strategica. La piattaforma si configura così come un alleato concreto per le agenzie che vogliono evolvere, ottimizzare tempi e risorse e affrontare con maggiore consapevolezza le sfide del mercato.
Un invito, quindi, a guardare oltre i tradizionali strumenti e a esplorare soluzioni pensate su misura per l’industria degli eventi: perché innovare i processi oggi significa costruire le basi per la crescita di domani.
Credits
Intervistatore: Sara Fuoco
Intervistato: Mario Colabianchi
Scopri IEAP
Sito: ieap.it
IG: @ieap_software
LinkedIn: IEAP