Valeria vive il mondo degli eventi da più di 30 anni. Tutto inizia al termine della formazione classica quando viene “travolta” dagli eventi e dal MICE. Collabora con le più importanti agenzie e diventa Special Event Manager di Tupperware. Negli anni, grazie alla tanta esperienza maturata fonda la sua agenzia e collabora con associazioni e aziende, tra cui industrie cosmetiche, istituti finanziari, vendita diretta, case editrici, grande distribuzione oltre che con agenzie di Live Communication.
Tra le tante cose di cui si occupa, è anche Leader certificata di Yoga della Risata.
Vi presentiamo e raccontiamo Valeria in questa intervista da leggere nel tempo di un caffè!
Ho il pallino delle cose belle
Valeria Pennone
1 – Collezioni più di 35 anni di carriera nel settore e la tua esperienza lavorativa ha avuto inizio in un momento in cui la tecnologia non era avanzata. Quanto è cambiato il tuo lavoro con l’avvento di internet?
Per dare un’idea: in una scala da 1 a 10, direi 1000! Al di là delle battute, il mondo è drasticamente cambiato con l’avvento del web. All’inizio, passati i primi entusiasmi, sembrava però che l’esperienza e il know-how acquisiti in anni di lavoro non valessero né servissero più a nulla. Mi spiego meglio.
Io ho avuto la fortuna di iniziare questa attività nel momento forse migliore, all’esordio, quando si diffuse anche in Italia la consuetudine di organizzare grandi incentive e le convention.
La capacità relazionale, la conoscenza diretta delle destinazioni, il saper valutare la qualità dei servizi, l’analisi di fattibilità di un progetto, la propensione organizzativa, la creatività, sono tutti motivi per cui i committenti cercavano e cercano la mia professionalità. Internet ha stravolto questo paradigma: con un clic chiunque – apparentemente – trova soluzioni, hotel, location, ergo il contributo “nostro” è stato per un periodo considerato quasi superfluo, se non per funzioni di gestione economica.
C’è voluto un po’ di tempo per trovare un nuovo equilibrio.
La sfida è stata quella di avvalersi della tecnologia sfruttandola senza sentirsene minacciati, per poter ideare e offrire soluzioni prima impensabili: possiamo esplorare infinite possibilità, proporre nuove esperienze, velocizzare i processi, elaborare una montagna di dati, analizzare comportamenti e abitudini, raggiungere migliaia di utenti in tutto il mondo, amplificare la visibilità di brand, rafforzandone la credibilità. L’importante è che tutto ciò avvenga sempre, e sottolineo sempre, sotto un’attenta supervisione umana!
2 – Sei specializzata in Cerimoniale e Galateo. Spesso due discipline sottovalutate o considerate necessarie solo per gli eventi istituzionali. Spiegaci perché, in realtà, sono indispensabili e spesso vengono applicate senza saperlo.
Galateo e Cerimoniale sono in realtà forme di comunicazione.
Il Galateo, senza cadere nella credenza comune che si tratti “dell’arte di apparecchiare la tavola“, è relazione. Il Cerimoniale è in estrema sintesi la comunicazione tra Enti e Istituzioni. È impossibile che temi così importanti non facciano parte del mondo degli eventi e dell’hospitality in generale.
Io sono convinta davvero che non ci sia “una seconda occasione per fare una buona prima impressione”, e questo vale anche, e soprattutto, quando si organizzano meeting. La segreteria organizzativa, l’accoglienza, la zona del ricevimento sono il “biglietto da visita“ dell’evento. Vogliamo prestarci un po’ di attenzione? Soprattutto in un‘epoca dove le immagini contano e parlano più di qualsiasi altra cosa, sarebbe bene dedicare tempo alle giuste collocazioni, a formare il personale, a non dare per scontati… i fondamentali! Ho ideato il format “Il Galateo degli Eventi” che altro non è se non la raccolta di consigli per iniziare con il piede giusto e per non trovarsi impreparati, specialmente quando abbiamo anche ospiti stranieri: atteggiamenti per noi abituali possono a volte risultare offensivi per altre culture. Una sorta di Business Etiquette per il MICE.
Riguardo al Cerimoniale, sempre più spesso le Istituzioni partecipano a eventi corporate. Ci sono alcune regole che andrebbero conosciute, per non incappare in errori grossolani che possono risultare dannosi. Per questo la consulenza di un cerimonialista è sempre suggerita, anche nella filiera della Meeting Industry. Del resto, ogni volta che mandiamo un invito, indichiamo un dress code, inviamo una richiesta di patrocinio o semplicemente assegniamo i posti in sala o a tavola… stiamo facendo già una parte del lavoro di cerimoniere!
3 – Tra le tue skills principali c’è sicuramente la capacità di overview. Quanto è importate avere una visione a 360° per chi produce eventi?
È fondamentale. È impossibile essere un buon event manager, event planner o strategist che dir si voglia se non si ha la capacità di mettere in correlazione tutto e subito. Anzi, prima di subito.
Bisogna saper prevedere tutto quello che può succedere, anche le eventualità più remote. È importantissimo saper gestire e risolvere sia le problematiche che dipendono da “noi”, sia quelle generate da altri fattori. Spesso ci si trova a dover prendere decisioni importanti in pochissimi secondi, ed è quindi indispensabile conoscere molto bene il progetto e tutte le fasi che lo compongono, in modo da poter attivare rapidamente le parti interessate alla soluzione dell’eventuale problematica, senza mai tralasciare nulla.
Il più piccolo dettaglio può davvero determinare il successo o l’insuccesso di un’iniziativa.
4 – Hai concluso poche settimane fa un master in “Cerimoniale, Galateo ed Eventi Istituzionali”. Cosa ti ha spinto a rimetterti in gioco con gli studi nonostante la tanta esperienza? Quanto è importante continuare a migliorarsi?
Chi piuttosto di che cosa mi ha spinto: mia figlia, che durante la pandemia mi sentiva ripetere “un giorno farò questo, un giorno farò quello…”. Mi ha guardato e mi ha detto: “mamma, un giorno quando?” e così mi sono accorta che i 35 anni che mi sento di avere non corrispondono alla mia età anagrafica, per un motivo a me sconosciuto. Ho cercato quindi di rendere reali i miei piccoli grandi sogni, tra cui approfondire ulteriormente la conoscenza del Galateo e del Cerimoniale, per acquisire maggior professionalità nel lavoro ma soprattutto perché non si smette mai di imparare.
Tantissime volte infatti durante l’organizzazione di eventi non avevo quella totale sicurezza nel difendere il mio sapere riguardo i temi propri della materia, nonostante studi ed esperienza. Il “caso” ha voluto che proprio in quel periodo l’università Sapienza Roma aprisse il primo, e per ora unico, master in Europa in “Cerimoniale, Galateo ed Eventi istituzionali”. Ed eccomi qui.
5 – Se avessi un super potere quale sarebbe e come lo utilizzeresti nel tuo lavoro?
Vorrei sicuramente giornate di 48 ore: il tempo non basta mai e la mia lista dei “piccoli sogni“ continua ad allungarsi…
Credits Intervistatore: Sara Fuoco Instagram: @sarafuoco Linkedin: Sara Fuoco Intervistato: Valeria Pennone Facebook: Valeria.Pennone Instagram: @valeriapennone Linkedin: Valeria Pennone Sito: www.vipcommunication.it Illustrazione di: Carlotta Egidi Instagram: @carlottaegidi89