Vi ricordate i ragazzi di Event Management Srl?
Non molto tempo fa li abbiamo incontrati nel dietro le quinte di Sanremo per farci raccontare il loro lavoro in occasione dell’evento. Questa settimana li abbiamo rivisti a Torino e ci hanno raccontato la loro esperienza all’Eurovision Song Contest 2022. Event Management si è occupata di tutto ciò che riguarda l’illuminotecnica della scenografia, tutto ciò che è strip led e, la cosa più importante ed affascinante, la riproduzione di uno schermo ledwall realizzato con delle strip led sul sole cinetico.
Ciao ragazzi, partiamo dall’inizio. Quando è stata comunicata la gara e in quanto tempo avete presentato la vostra proposta?
Ciao Event Addicted!
La gara è stata pubblicata sul portale Rai il giorno 01/02/2022 durante i preparativi per Sanremo 2022. Abbiamo valutato accuratamente le richieste e, dopo aver fatto tutti i conti del caso, abbiamo caricato sul portale Rai la nostra miglior offerta il giorno 10/02/2022. Cinque aziende in gara per aggiudicarsi l’appalto come unico fornitore Scenoluminoso ad Eurovision 2022.
Come funziona la parte di brief in queste gare così grandi e complesse?
Il brief della gara consisteva in un capitolato preparato dalla scenografa Francesca Montinaro, di Atelier Francesca Montinaro, con le specifiche di tutte le tipologie di prodotti e tecnologie da utilizzare compresi i disegni esplicativi di quanto scritto sul capitolato. Una volta che si siamo aggiudicati la gara abbiamo ricevuto i DWG per poter lavorare sul progetto.
Cosa secondo voi vi ha fatto vincere la gara?
A farci vincere secondo noi è stata la nostra esperienza nella realizzazione di grandi eventi nazionali ed internazionali. Tutto grazie ad una squadra affiatata in grado di lavorare su progetti complessi con alle spalle un’azienda solida come la nostra che è in grado di affrontare e risolvere problemi in caso di necessità. Altro fattore altrettanto importante è stato sicuramente lo sconto consistente che abbiamo applicato nel nostro preventivo.
Qual’era il cliente diretto del progetto?
Il cliente era direttamente Rai.
A livello creativo avete pensato e proposto voi gli effetti o avete formulato un preventivo su delle richieste specifiche? Come funziona in questi casi? Raccontateci i vari step del progetto.
In questo caso, come accade anche in altre gare, il progetto è stato definito precedentemente ed è stato caricato sul portale Rai un capitolato con le specifiche di prodotti e tecnologie necessarie. Noi partecipanti alla gara abbiamo potuto offrire delle alternative, prodotti superiori o migliorativi rispetto a quelli presenti nel capitolato nei giorni dedicati alla base d’asta e basandoci sulle risposte fornite da Rai, abbiamo presentato la nostra offerta.
Una volta che ci siamo aggiudicati la gara abbiamo iniziato la fase preliminare di incontri diretti con l’Atelier Francesca Montinaro per mostrare i prodotti che avremmo utilizzato. Subito dopo abbiamo iniziato una lavorazione fuori opera direttamente in magazzino da noi a Roma viste le strette tempistiche di montaggio al Pala Olimpico di Torino.
Abbiamo preparato tutti i quadri necessari per la gestione della streep led, nello specifico Dynamic Led, e le strutture del sole cinetico compreso un piccolo pre-cablaggio che ci ha permesso di essere molto più veloci in fase di montaggio direttamente in location.
Come si è svolta la progettazione? In quanto tempo?
Abbiamo avuto 1 mese di tempo per la preparazione di tutto il materiale fuori opera.
Quante persone del vostro team sono state coinvolte?
Il nostro team presente sul posto era formato dal ben 13 persone per la fase di montaggio: 12 tecnici specializzati nel settore dell’illuminotecnica della scenografia e 1 operatore Madrix per la gestione del nostro Led Dynamic. Per non parlare poi di tutte le persone che lavorano dietro le quinte come responsabili commerciali, tutte le persone che lavorano nella logistica, gli autisti per il trasferimento di materiale, ecc.
Ci sono stati dei momenti di difficoltà o problemi che avete risolto?
Grazie alla nostra esperienza lavoriamo in modo da anticipare le possibili problematiche. Ovviamente nel lavoro possono capitare delle avversità ma, per quello che è di nostra competenza, il nostro team di esperiti vi sa far fronte.
Con quante realtà vi siete confrontati per la realizzazione del progetto?
Abbiamo collaborato con Rai, l’Atelier Francesca Montinaro e con i nostri partner Trussdesign.it per la gestione del software con licenza Madrix 2.048 Universi DMX del sistema Led Dynamic applicato alla scenografia e per tutti gli effetti del sistema di illuminazione configurato con pixel mapping.
Ci sono delle differenze tra un progetto nazionale come Sanremo e un progetto come l’Eurovision?
Non ci sono enormi differenze.
Paradossalmente è stato molto più complicato il montaggio di Sanremo… dove sono stati utilizzate delle tecnologie più avanzate con un mese di preparazione fuori opera e un mese di montaggio in location.
Siete soddisfatti di come è andato l’evento?
Siamo assolutamente molto soddisfatti del lavoro svolto e dal magnifico risultato ottenuto: abbiamo un maxi schermo con Led Dynamic 30 pixel metro con un interasse costante sia in verticale che in orizzontale di 33mm. Come da progetto e da nostra realizzazione, il sole cinetico era pronto a dare il suo contribuito nella creazione di atmosfere magiche durante le performance di ogni paese partecipante alla competizione.
Quali feedback avete ricevuto?
Siamo stati felici di accogliere i ringraziamenti e feedback molto buoni da tutti i protagonisti dell’evento e soprattutto i complimenti inaspettati da parte della Rai e della scenografa Francesca Montinaro.
Event Management Srl è specializzata nel settore del service video, audio, luci e automazioni per la comunicazione e lo spettacolo. Leader di settore, impiega oltre 70 dipendenti con altissime competenze tecniche e creative. La mission consiste nell’affermarsi come punto di riferimento sul mercato italiano ed internazionale per la fornitura tecnica e la realizzazione di eventi multimediali, attraverso un aggiornamento costante sulle ultime tecnologie e una ricerca continua di nuove applicazioni.