Trentacinque anni fa, Paola ha iniziato il suo percorso nel mondo degli eventi in modo del tutto casuale, guidata dal destino. Inizialmente, si è trovata a collaborare con il direttore di una prestigiosa location storica, la TENUTA CASTELBARCO, specializzata in attività fieristiche. Notando l’interesse di numerose aziende per la location, desiderose di organizzare convegni e cene conviviali, Paola ha chiesto e ottenuto l’incarico, assumendo il ruolo di location manager.
Dopo un periodo di tre anni, Paola ha deciso di accettare e superare una nuova sfida: la trasformazione della VILLA BORROMEO, una dimora settecentesca appena restaurata, in una location esclusiva per eventi. Il successo di questa trasformazione ha rappresentato un punto di svolta nella carriera di Paola nel mondo degli eventi.
Con il passare del tempo, ha assunto sempre più responsabilità nella produzione di eventi e dopo cinque anni, ha preso la decisione di intraprendere una nuova avventura aprendo la sua agenzia. In questo percorso, ha anche collaborato come banqueting manager con un talento emergente nel mondo del catering: il Ristorante Da Vittorio di Bergamo.
Ciò che contraddistingue Paola come professionista sono i solidi pilastri delle sue esperienze e competenze acquisite. Il suo background come location manager e banqueting manager le consente di affrontare ogni progetto con una visione a 360 gradi, analizzandone la fattibilità in modo completo ed esaustivo.
Preparate il solito e buonissimo caffè del martedì e buona lettura!
Un evento, per eccellere, deve emozionare
1 – Hai esperienza nel settore degli eventi da più di trent’anni anni. Durante questo periodo, hai sicuramente notato significative evoluzioni negli strumenti e nella tecnologia a disposizione di chi lavora nel settore. In che modo ritieni che le richieste dei clienti siano cambiate nel corso degli anni e quali differenze riscontri nei rapporti con i fornitori? Infine, come hai visto evolvere il settore nel corso di questi trentacinque anni?
La parola cruciale di questa domanda è evoluzione. Nel mondo degli eventi questa parola è stata determinante per lo sviluppo, il miglioramento e il perfezionamento sia degli eventi sia dei professionisti che li realizzano. Nulla è rimasto dai primi e tutto si è evoluto. La tecnologia è la regina di questo mondo e il nostro compito è quello di saper mettere in scena le soluzioni che più trasmettono il concept di un evento rispettando gli obiettivi del cliente.
La crescita della comunicazione è direttamente proporzionale all’evoluzione tecnologica, tutti conoscono e vedono tutto, i clienti di oggi sono più preparati ed hanno richieste specifiche in quanto conoscono le potenzialità della comunicazione di un evento. La vera magia è riuscire sempre a realizzare quello che i clienti e gli ospiti di un evento non hanno mai immaginato o già visto sui social. Ideare, progettare e produrre eventi è sempre una questione di equilibrio tra i desideri dei nostri clienti e la nostra capacità di suggerire soluzioni innovative.
I fornitori di servizi si sono adeguati e rinnovati e molti sono nati per rispondere a nuove esigenze. I fornitori che intervengono durante un evento sono in numero maggiore rispetto a trent’anni fa, vince chi si innalza in un’azione o fornitura specifica e specialistica. Per gli allestimenti audio, video e luci, ad esempio, può essere che ci siano 3 o 4 fornitori affezionati. Un event manager deve saper cogliere il plus di ogni fornitore e formare il miglior team per una produzione eccellente.
La selezione dei migliori professionisti riguarda anche il servizio di ristorazione: questa consapevolezza mi ha spinto con entusiasmo verso l’incarico di event manager dell’associazione JRE Italia (Jeunes Restaurateurs). L’obiettivo è quello di elaborare un servizio di ristorazione che possa tradurre una cena in un’esperienza food che trasmetta emozioni ineguagliabili. Ad ogni evento vengono convocati più chef selezionati in base al carattere culinario che li contraddistingue e che meglio risponde allo stile dell’evento, nasce così uno staff di cucina esclusivo dove ogni chef convocato propone il piatto iconico del proprio ristorante. Allo staff cucina JRE ITALIA affianco una società di catering per il servizio e supporto attrezzatura.
La mise en place è sempre un puzzle: mi è spesso capitato di scegliere la fornitura di posate da una società, piatti da un’altra e bicchieri da una terza.
Semplice? No, nulla che sia esclusivo lo è.
2 – Puoi descrivere i passi fondamentali che solitamente segui nel costruire un rapporto con un cliente per la realizzazione di un evento? Quali elementi consideri cruciali nelle prime fasi di pianificazione e sviluppo per assicurarti di comprendere appieno le sue aspettative?
Uno degli elementi cruciali per creare un evento è indubbiamente l’indagine che si deve attuare per capire le aspettative e soprattutto il grado di qualità del cliente. Non possiamo credere che il nostro parametro sia lo stesso di chi parteciperà o di chi ci affida l’ideazione e la realizzazione di un evento. Dobbiamo saper chiedere e sapere cosa chiedere. L’evento si costruisce in seguito alla conoscenza della localizzazione, del contesto nel quale dobbiamo operare, della territorialità (usi e costumi), della storia e dell’identità di chi ospita e dei futuri ospiti.
Non ultimo conoscere la mission, l’obiettivo per identificare qual’è il messaggio e l’emozione che dobbiamo trasmettere.
3 – Hai mai affrontato un progetto o un evento che, inizialmente, sembrava impossibile o difficile da realizzare, ma alla fine sei riuscita a portare a termine con successo? Ti va di raccontarcelo?
È fondamentale praticare la sincerità nei confronti del cliente e di se stessi. Non è saggio accettare la sfida di organizzare un evento impossibile e solitamente, finché non ho la certezza di poterlo realizzare, evito il gioco d’azzardo. Se l’evento è irrealizzabile a causa di risorse insufficienti, è meglio declinare. Allo stesso modo, se l’impossibilità deriva da richieste irrealistiche del cliente, come chiedere la luna alle 18:00 durante il solstizio d’estate, è responsabile e professionale non accettare tale incarico.
Per tutti gli altri eventi sostituirei il termine impossibile con termine utopico: gli eventi utopici non sono irrealizzabili ma semplicemente sono eventi che non sono ancora stati realizzati.
Succede spesso che un evento richieda una variazione di rotta poco prima dell’esecuzione trasformandosi così in una sfida: un cambio location a pochi giorni dalla data passando da un loft al piano terra ad una dimora storica con 4 piani di scale ti impone lo stravolgimento del piano produzione. Nuovi mezzi di trasporto per adeguamento ad accessi più stretti, arruolamento di 5 squadre di facchini per sostituire gli arredi del palazzo (non usufruibili) con gli arredi creati ad hoc per l’evento (sapientemente modificati e ricollocati nel nuovo layout) , nuovo DUVRI, ricerca di nuovi service per la fornitura di gruppi elettrogeni su strada ad un kilometro dal palazzo, aumento servizio facchinaggio per aiutare ogni fornitore nell’ardua impresa di trasportare a mano ogni merce per 4 piani di scale (non era possibile mettere un motoscala esterno), allestimento cucine in tre spazi diversi per mancanza di un’area unica adeguata (modifica del menù: piatti con cotture diverse per non eccedere nell’assorbimento di energia), nuovo materiale stampa, transfert per gli ospiti per assenza di parcheggio…
Risultato? All’arrivo in location il cliente mi dice: “non avrei scommesso un euro sulla possibilità di riuscita, dove tiene nascosta la bacchetta magica?”
4 – Quali consigli vorresti dare ai giovani che stanno entrando nel settore degli eventi? E quali qualità o competenze cerchi nei giovani che vogliono lavorare insieme a te?
Il primo consiglio è di capire se entrare nel mondo degli eventi è veramente ciò che si desidera, se è in linea con il nostro essere e non è un puro desiderio di voler imitare lo status altrui. Le bellissime foto dei social sono la copertina di un duro lavoro che non traspare mai; purtroppo i corsi shot sul mercato promettono di trasformare chiunque in un event manager in una / due settimane, sminuendo la professione e generando illusioni destinate ad infrangersi.
È importante capire, come in tutte le attività, se ciò che desideriamo è funzionale a noi stessi, se genera benessere psico fisico. Per capirlo bisogna mettersi in discussione ponendosi domande di qualità: perché desidero entrare in questo mondo? lo conosco realmente? da cosa sono attratto? come posso fare la differenza?
L’approccio che mi irrita è sempre quello “ho sempre sognato fare eventi, voglio diventare come Lei”…Consiglierei di girare l’ottica “vorrei conoscere questo lavoro per capire se corrisponde ai miei desideri, se è conforme alla mia identità e se ho le potenzialità per svolgerlo “. L’ambizione di essere event manager o wedding planner negli ultimi anni è, a mio parere, simmetrica all’ambizione di avere successo.
È vero, organizzare eventi ti porta al successo, non perché sarai seguito da milioni di followers ma perché avrai il potere di far succedere e accadere cose che generano benessere. Questa è la mia personale definizione di successo.
5 – Se avessi un super potere, quale sarebbe e come lo utilizzeresti nel tuo lavoro?
Da piccola amavo follemente le feste, impazzivo di gioia ad ogni invito. Da grande ho acquisito il potere di realizzarle trasformando la mia passione in un lavoro.
Alzarsi ogni giorno da più di trent’anni con il desiderio di fare esattamente ciò che faccio, questo è un super potere perché genera energia che attiva potenzialità per convertire un evento in un’emozione.
Credits
Intervistatore: Sara Fuoco
Instagram: @sarafuoco
LinkedIn: Sara Fuoco
Intervistato: Paola Rovelli
Instagram: paolarovellievents
LinkedIn: Paola Rovelli
Sito: www.paolarovellievents.com
Illustrazione di: Carlotta Egidi
Instagram: @carlottaegidi89