Federica Bullo è PM Coordinator in Sinergie e coordina il team di Project Manager della divisione eventi. Passa le sue giornate in cerca di soluzioni tra un progress e l’altro.
Abbiamo preso un caffè con Federica e abbiamo parlato di gestione, coordinamento e condivisione. Buona lettura del martedì.
Viagiar descanta, ma chi parte mona torna mona
Federica Bullo
1 – Come inizia la tua avventura nel mondo degli eventi? Raccontaci il momento in cui hai capito che questo settore faceva per te.
Ho iniziato a lavorare in agenzia di viaggi a Venezia, mia città natale. La stessa società aveva una Business Unit che si occupava di grandi eventi, congressi, soprattutto di tutti gli eventi collegati alla Biennale di Venezia.
Fin da piccola mi affascinava il mondo della TV e del Cinema, non ho mai avuto l’occasione ma con la live communication ci sono andata vicina. E così, dopo mille giri intorno al mondo, sia quello lavorativo, con tante esperienze diverse, che di circumnavigazione vera e propria del globo, sono approdata agli eventi. Prima nella parte logistica e di hospitality e poi nel 2011, con il mio arrivo a Milano, sono entrata nel mondo della produzione di eventi corporate.
2 – Oggi sei PM coordinator, spiega a chi non lo sa di cosa ti occupi e quali sono le tue responsabilità.
Il mio compito è fare il coordinamento: provo a mettere ordine nel caos, provo a far dialogare gli account con i creativi, la produzione con la logistica e via così… di fatto una missione suicida, ma non impossibile!
Le mie principali attività sono: tenere il progress dell’agenzia, gestire tutta la reportistica, le date di consegna, assegnazioni e valutazione dei carichi di lavoro, stato delle commesse e gestione del calendario operativo. Cerco di individuare nei brief le principali necessità per attivare fin da subito le persone giuste.
Questa parte è molto difficile perché il nostro lavoro non ha un vero e proprio metro di misurazione. Io lo faccio basandomi su 3 cose: conoscenza, esperienza e buon senso.
3 – Quanto è importante il coordinamento di un team all’interno dell’agenzia? Quanto e come è di supporto la tua figura in un gruppo di lavoro?
La cosa più difficile è cercare di capire le ragioni di tutti, perché tutti hanno ragione ed è importante fare in modo che queste “ragioni” vivano insieme in un pianeta ideale. Questa è la mia visione del coordinamento, uno strumento di supporto alle attività, un luogo dove trovare tutte le informazioni utili sia per chi deve svolgere le attività ma anche per gli altri apparati dell’agenzia, penso all’amministrazione, a chi gestisce il personale, e via dicendo.
Quello che io cerco di fare quotidianamente è il giornale di bordo che faccia capire a tutti, equipaggio, passeggeri e ufficiali cosa succede, dove si va e cosa si può fare per arrivarci. Ci tengo molto a questo aspetto e alla condivisione delle informazioni, cerco ogni giorno di migliorarne il circolo in maniera snella e fruibili da tutti. Sono molto convinta che questo genere di approccio sia molto utile e spesso, chi è coinvolto nell’operativo pensa solo “the show must go on” e tralascia alcuni aspetti, mentre la mia figura si occupa di tenere insieme le informazioni a beneficio di tutti.
4 – Immagina di dover rispondere, in un’aula universitaria, ad un gruppo di giovani ragazzi che vogliono approcciarsi alla produzione degli eventi: quali sono secondo te i pro e i contro e qual’è l’approccio giusto per muovere i primi passi nel settore?
Quando dici che lavori nel settore degli eventi tutti rispondono “che bello” ma in tanti non sanno che dietro ad ogni evento c’è un lavoro fatto da tante persone che dedicano tanto tempo alla sua buona riuscita, anche quando l’evento è un semplice meeting di qualche ora.
Nei pro di questo mestiere metto sicuramente la dinamicità che offre il settore e la possibilità di scoprire cose nuove ogni giorno… abbiamo la fortuna di vedere e fare cose pazzesche!
Nei contro invece metto che questo lavoro ti entra in testa e non ti lascia quando finisce la giornata lavorativa, spesso sei a cena con gli amici e arriva l’idea creativa o lo spunto perfetto. Vai al parco divertimenti con tuo figlio e trovi la soluzione giusta per l’accredito del prossimo evento in programma. Sei in vacanza ed esamini l’hotel come faresti durante una site inspection.
Fate spazio nella vostra mente perché ogni cosa che vi passerà davanti potrebbe servirvi per l’evento di domani.
5 – Se avessi un super potere quale sarebbe e come lo utilizzeresti nel tuo lavoro?
Li vorrei tutti!
Leggere la mente…
Confondere la mente…
Incenerire con sguardo…
Però li utilizzerei tutti per scopi non legali, quindi dico: prevedere il futuro. Lo utilizzerei per prevedere gli imprevisti, anche sei poi non so se sarebbe tutto bello ugualmente.
Credits Intervistatore: Sara Fuoco Instagram: @sarafuoco Intervistato: Federica Bullo Instagram: @thesharkbullok Linkedin: Federica Bullo Illustrazione di: Carlotta Egidi Instagram: @carlottaegidi89