Il Kalemana, giunto alla sua terza edizione, si è svolto il 13 e 14 settembre. Si tratta del festival dedicato ai sognatori, a chi ha voglia di scoprire e riscoprirsi con attività ricche di stimoli e carica emotiva e a contatto con la natura. Come per le scorse edizioni, l’organizzazione è stata affidata a Yoga Academy e We Are Marketers che questa volta si sono superati, organizzando un evento che ha raggiunto il sold out un mese prima dell’evento, con un afflusso di circa 3000 persone.
Il Festival si è svolto tra la spiaggia di Punta Marina di Ravenna e il villaggio adiacente Club del Sole, location ideale, delimitata dal mare romagnolo da un lato e da una pineta dall’altro. Insomma una full immersion nella natura, per allontanarsi dalle distrazioni del quotidiano e i rumori della città.
Come sempre, a troneggiare su tutto c’era il Main Stage. Il cuore caldo del festival, dove moltissimi tra artisti e ospiti si sono alternati tra speech ed esibizioni. Attorno al palco, lungo tutta la spiaggia, tantissime altre attività suddivise tra Experience e Always on.
LE EXPERIENCE
Queste erano dei workshop tematici, attività sportive, di yoga o meditazione. Ogni attività era a numero chiuso e si svolgevano in zone ad hoc così suddivise:
- Area Luna
- Area Fuoco
- Area Vento
- Area Terra
- Sacred Garden
- Boho Tent
- Loft Terrace
LE ALWAYS – ON
In queste aree venivano proposte attività ad accesso libero da poter svolgere nelle due giornate del festival. Tra le opzioni c’erano proposte più sportive come il sup, tessuti aerei, skateboard o arrampicata, ma anche attività per concedersi una coccola come la possibilità di fare un massaggio, un’acconciatura o un trucco in linea con le vibes del festival. Oltre queste, sparse per tutta l’area del festival tanti stand degli Sponsor e un Market con tantissimi prodotti.
Per raccontare meglio il dietro le quinte del Kalemana e sapere come si organizza un festival del genere, abbiamo fatto quattro chiacchiere con Irene Bosi, Head of Marketing & Business Development di Yoga Academy e We Are Marketers
EA: Ciao Irene, due anni fa ci avevi raccontato la prima edizione del Kalemana Festival, adesso eccoci qui, qualche anno dopo con la terza. Cos’ha di diverso questa edizione rispetto alle precedenti?
IB: Ciao a tutti!
A livello di format, questa terza edizione è stata molto diversa dalle prime due! Il festival è diventato di ben due giorni e, oltre alla solita spiaggia, abbiamo coinvolto anche due villaggi turistici del Club del Sole che per due giorni sono stati ad utilizzo esclusivo della community di Kalemana. Abbiamo allestito quindi oltre alla spiaggia (che quest’anno era grande quasi il doppio dello scorso anno) anche due villaggi interi, è stato stupendo!
Altra cosa che ha differenziato questa terza edizione dalle due precedenti sono sicuramente le brand partnership. Quest’anno ho dedicato davvero tanto tempo alla ricerca di brand affini da coinvolgere e devo dire che siamo molto soddisfatti del risultato. Abbiamo avuto 11 brand partner e tutti questi brand sono stati integrati proprio nel format dell’evento… insomma non le solite marchette 🙂
EA: Quante persone coinvolge una produzione del genere? Quanto è durata l’organizzazione del Kalemana?
IB: Kalemana è un evento particolare perchè non siamo strutturati come una tipica agenzia di eventi. L’organizzazione dura 12 mesi, appena finisce un’edizione iniziamo subito a lavorare alla prossima. Ad oggi il team è composto da due persone full time e tre persone che dedicano parte del loro tempo al progetto Kalemana.
Le persone full time siamo io ed Agata Ventura e gestiamo tutto dalla produzione, dalla content curation, alla comunicazione, il branding, la brand partnership e la vendita.
I giorni di produzione generalmente sono una decina ed in quei giorni il team raggiunge le 60 persone. Le 60 persone che arrivano nei giorni di produzione sono tutti i collaboratori dell’azienda dietro Kalemana ovvero We Are Marketers. Sono persone che nel loro day by day fanno lavori legati al mondo del digital marketing ma che si trasformano in un favoloso team produzione.
EA: L’allestimento è totalmente fatto sulla spiaggia, essendo alla terza edizione le difficoltà di allestire sulla sabbia dovrebbe essere superata, è davvero così? Ci sono state nuove sfide da affrontare?
IB: Magari! No purtroppo le difficoltà di allestire un festival su una spiaggia rimangono! Più aumentano le dimensioni del festival più sono gli aspetti burocratici da considerare. Oltre questo, quest’anno durante i giorni di produzione c’è stato maltempo e per questo abbiamo dovuto adattare costantemente il programma di produzione. Considerando le dimensioni dell’allestimento da fare, è stato davvero challenging gestire questo inconveniente.
EA: Ma soprattutto da dove arriva l’idea di ambientare il Kalemana sulla spiaggia?
IB: Kalemana non poteva che essere su una spiaggia! Volevamo creare un festival che mettesse le persone a contatto con la natura, con il bello, con luoghi incontaminati dove ritrovare la serenità e che allo stesso tempo fosse facilmente raggiungibile. Per questo abbiamo scelto la spiaggia di Punta Marina a Ravenna.
Una spiaggia che si estende per km e km, costeggiata da una fantastica pineta e facile da raggiungere in treno.
Oltre questo, era importante per noi organizzare questo festival in Emilia Romagna, la wellness valley italiana.
EA: Quale pensi sia il punto di forza del Kalemana e qual è il messaggio che un evento del genere vuole trasmettere alla sua community molto ampia?
IB: Il punto di forza di Kalemana credo risieda nella community di persone che ne fa parte. Riusciamo a riunire su un’unica spiaggia, migliaia di persone accomunate dagli stessi valori quali l’inclusione, l’importanza del benessere fisico e mentale, l’importanza di accettarci così come siamo, di rispettare l’ambiente ed il prossimo.
Questi valori davvero trasudano da ogni singola persona che fa parte di questa community e in questo modo le persone quando vengono al Kalemana si sentono a casa, per davvero. Questo senso di unione, di essere circondati da persone affini, non è per niente facile da creare all’interno di un evento con numeriche come quello di Kalemana ed è frutto di un lavoro molto accurato a livello di comunicazione e sviluppo prodotto.
Oggi viviamo in un periodo storico particolare, un periodo segnato da sfide senza precedenti per ciò che riguarda il livello di benessere fisico e mentale della popolazione. In un periodo così particolare, la necessità di spazi di benessere e di connessione autentica è diventata più urgente che mai. Kalemana Festival nasce proprio per rispondere a questa esigenza 🙂
EA: Com’è nata l’idea di questo evento? Dal tuo punto di vista cosa lo differenzia da altri festival inerenti allo yoga e al fitness?
IB: Da del gruppo We Are Marketers c’è sempre stata la volontà di lanciare un’evento nel mondo del benessere. On top a questo, notavamo come gli eventi di Yoga Academy (azienda parte del gruppo) andassero sempre sold out in poche ore e in generale era chiaro che le persone ricercassero eventi dedicati al benessere, alla condivisione, alla connessione autentica. Per questo, ormai 3 anni fa, ci siamo lanciati e abbiamo creato la prima edizione di Kalemana Festival.
Le cose che più differenziano Kalemana Festival da altri format inerenti allo yoga ed al fitness sono:
1. Il tipo di community che accoglie il festival. Come vi dicevo prima è una community incredibilmente coesa e che è molto affezionata al festival. Pensa che infatti vendiamo almeno l’80% dei biglietti senza neanche comunicare il programma del festival, si fidano e hanno piacere ad esserci 🙂
2. Il format: mettiamo un’attenzione grandissima nella curation del programma. Facciamo molta ricerca sui talent da coinvolgere e soprattutto ascoltiamo attentamente la community e ogni anno adattiamo il format in base ai feedback che riceviamo.
3. Lo staff che gestisce il festival nei giorni di evento. Come forse saprai, i giorni di evento sono gestiti al 100% dal team interno di we are marketers e non da uno staff ingaggiato solo per l’evento. Questo fa si che lo staff sia composto da persone che si conoscono tra di loro, che conoscono bene la community, che si vogliono bene e hanno voglia di divertirsi! Questo il pubblico lo percepisce e fa tutta la differenza del mondo.
4. Le brand partnership: siamo incredibilmente selettivi nei brand che decidiamo di coinvolgere, per noi è fondamentale che siano brand che la community apprezza. Quest’anno abbiamo rinunciato a diverse proposte proprio a causa di un disallineamento valoriate. Oltre questo, cerchiamo sempre di creare brand partnership che siano di valore non solo per noi e per il brand ma anche per la community che ogni anno decide di venire a Kalemana Festival. Questo riusciamo a farlo perchè la persona che gestisce lo sviluppo prodotto è la stessa che gestisce il contenuto delle brand partnership e quindi diventa incredibilmente più semplice integrare le brand partnership al format e di conseguenza creare qualcosa che sia di valore anche per la community piuttosto che una semplice marchetta.
EA: Di che portata è stato l’afflusso del pubblico
IB: Quest’anno avevamo 3000 partecipanti e abbiamo raggiunto il sold out quasi un mese prima della data dell’evento!
EA: C’è un aneddoto del “dietro le quinte del lavoro” che vorresti raccontarci?
IB: Mamma mia quanti ce ne sarebbero da raccontare! Ti condivido le situazioni più assurde in cui ci siamo trovati:
1. Dover gestire la performance di Shiva Rea, che si è presentata con una caviglia slogata e voleva a tutti i costi buttarsi giù dal palco e ballare in mezzo alla folla. L’abbiamo gestita con un’altro performer, Alfred Fit Arts, che si è prestato per prenderla in spalla e farla scendere dal palco per ballare (sulle sue spalle) in mezzo alla folla.
2. Il giorno in cui ci siamo visti arrivare una marea di kiwi del brand partner Zespri e dovevamo smistarli tra welcome bags, alloggi dei nostri ospiti, ristoranti e stand in spiaggia.. mai visti così tanti kiwi in vita mia.
3. Quando dovevamo allestire la mostra di Visit Malta, partner dell’evento, che prevedeva delle immagini “sospese in aria” e tenute su solo grazie ad un filo e tiravano tipo 30 nodi di vento…
EA: La vostra società Yoga Academy e We are Marketers lavorano principalmente da remoto, è stato complicato lavorare a questo progetto in questa modalità? Che consiglio daresti a chi è ancora restio a questa forma di lavoro, soprattutto quando si parla di organizzare eventi fisici
IB: In tanti mi fanno questa domanda ma in realtà no! Fortunatamente abbiamo un location partner, club del sole, che è molto presente e quindi per qualsiasi necessità (es. invio di prodotti, misure che possono servire quando disegniamo la mappa del festival etc) loro sono presenti in loco e ci danno una mano!
Il “core team” di Kalemana oggi è composto da me ed un altra ragazza, Agata, che siamo le uniche figure full time sul progetto. Io lavoro dalla Spagna, Agata da Bologna e non abbiamo mai avuto problemi a lavorare da remoto, ovviamente la reperibilità di entrambe è 24/7… quando si lavora negli eventi è così.
L’unica area di lavoro che ci ho tenuto a fare in presenza sono stati alcuni appuntamenti commerciali con potenziali sponsor perchè credo che in quel caso il contatto umano sia fondamentale.
A chi è restio a questa forma di lavoro suggerire di provare, soprattutto se si tratta di qualcuno che lavora nel mondo degli eventi! L’industria degli eventi è indubbiamente molto stressante, lavorare da remoto potrebbe aiutare molte persone che lavorano in questo settore a gestire meglio lo stress.. io onestamente non sarei MAI stata in grado di tenere le redini di un progetto di questo tipo da una città come Milano… staccare andando a surfare o facendo una corsa in mezzo alla natura è stato fondamentale per il mio benessere mentale!